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Gestion
Administrative
La raison d'être d'une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires.
Artiste, écrivain, Enseignant (1909 - 2005)
Qui suis-je ?
Je suis Virginie DE VAL, spécialisée et experte dans le domaine de la gestion administrative en entreprise.​
Basée à Berchères Saint Germain près de Chartres, je suis passionnée par l'administratif et le souci du "travail bien fait", ce qui me permet de fournir une prestation de qualité à mes clients.
Rigoureuse et acharnée, je suis capable de passer des heures à trouver une solution à une problématique. Je ne lâche rien !
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En 2019, j'ai fondé EFFIGES pour mettre au service des professionnels, des solutions clés en main, basées sur des forfaits adaptés à chaque besoin, pour une heure, une demi-journée, une semaine...
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Au fil des ans, j'ai acquis une solide expérience.
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Avant de créer EFFIGES, j'ai eu le plaisir d'occuper des postes à responsabilités nécessitant une grande polyvalence et une forte capacité d'adaptation :
Property Management
Property Management
de l'ensemble immobilier Maine Montparnasse 300 000 m2
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Management opérationnel équipe PM - 5 collaborateurs
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5 actifs dont 2 IGH-ERP / 300 000 m²
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Budget exploitation 20 M€ / an
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Travaux AMO/MOD 10 M€ / an
Secrétaire Générale
Gouvernance d'entreprise d'une filiale EDF - 50 personnes
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Management opérationnel équipe - 5 collaborateurs
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Ressources humaines
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Intégration d'un ERP comptabilité générale
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Budget exploitation 25 M€ / an
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Portefeuille contrat clients : 750 K€
Facilty Management
Manager de sites - Paris et périphérie
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Animation de contrats FM complets : multitechnique, sécurité sureté, accueil, propreté, restauration collective, services à la demande, gestion locative
Très différents... je sais.... Néanmoins, travailler avec des prestataires, répondre à des problématiques, trouver des solutions dans l'urgence, écouter avec humilité, piloter un budget, suivre des travaux de rénovation, décider de gros investissements, être patiente, planifier, organiser, respecter les délais, apprendre, être curieuse, garder le sourire en toute circonstance sont des expériences riches, qui me permettent aujourd'hui de répondre à vos besoins.
Les services proposés
Gestion administrative
Couteau suisse du dirigeant, j’encadre toutes les tâches courantes nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise
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• Je réalise tous travaux administratifs
• Je suis vos dossiers financiers (dépenses, budget, optimisation des coûts)
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• J’organise et prépare le dossier pour l’expert comptable
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Office manager
Chef d’orchestre, je coordonne les différents services pour le bon fonctionnement de l’entreprise, et veille au bien-être et au confort des collaborateurs
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Je supervise et coordonne l’ensemble des fonctions supports (communication, administratif, financier, services généraux, contrats prestataires…)
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J’optimise vos coûts d’exploitation et gère vos frais généraux
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Je veille à la cohésion des équipes
Accompagnement du dirigeant
Bras droit du dirigeant, j’analyse votre organisation interne, afin de vous aider à mettre en place des actions permettant de répondre à vos objectifs
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• J’apporte un regard neuf sur le fonctionnement de votre société
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• Je vous aide à prendre du recul sur vos décisions opérationnelles
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• Je vous fais gagner en temps et en sérénité
Gestion Administrative
Le Couteau Suisse
TOUS TRAVAUX ADMINISTRATIFS
30 ANS D'EXPERIENCE
PREPARATION DU DOSSIER POUR L'EXPERT COMPTABLE
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Votre entreprise se développe ou vous faites face à un accroissement temporaire d'activités ?
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Votre budget est serré ou vous avez une charge de travail insuffisante pour embaucher une assistante ?
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Vous manquez de temps ou absence de collaborateurs ?
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pour une heure, une journée, une semaine ou plus,
je pratique des forfaits personnalisés et adaptés à votre entreprise.
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Etre accompagné par une assistante administrative experte, de façon ponctuelle ou régulière, à distance ou en présentiel, est une solution rentable, simple et rapide à mettre en place.
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Sécuriser votre gestion administrative pour vous donner du temps et de la sérénité.
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*Note : Je n’ai pas le droit d’exercer des fonctions comptables au sein de votre entreprise.
L’exercice de la comptabilité est réglementé et exclusivement réservé aux experts-comptables :
«Est expert comptable ou réviseur comptable au sens de la présente ordonnance celui qui fait profession habituelle de réviser et d'apprécier les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n'est pas lié par un contrat de travail»
« Nul ne peut porter le titre d’expert-comptable ni en exercer la profession s’il n’est inscrit au tableau de l’ordre » – Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945
Je réalise et gère tous les documents administratifs et commerciaux (tableaux de bord, gestion des devis / facturation achats et ventes, courrier, contrats...), suivi des dossiers clients et fournisseurs, appels d'offres
Gestion de la partie administration du personnel (contrats de travail, suivi des congés, arrêts maladies, visites médicales, EVP, mutuelles, prévoyance...)
Je prépare l'ensemble des éléments en prévision du bilan annuel (relecture des grands livres clients et fournisseurs, inventaire, point sur le CA et les charges)
Gestion administrative et commerciale
Ressources Humaines
Préparation du dossier pour l'EC*
Office Manager
Le Chef d'Orchestre
OPTIMISATION DES COÛTS
REFERENT PRINCIPAL
COORDINATION DES SERVICES
Qu'est ce qu'un office manager ?
L’Office Manager joue un rôle central dans l’entreprise.
Il a en charge des missions transverses et un véritable rôle de coordinateur entre la Direction et les salariés.
C'est un poste très polyvalent demandant une grande capacité d'adaptabilité, d'écoute et un grand sens des priorités. Il est chargé d'assister son supérieur hiérarchique sur certaines de ses fonctions.
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Dans son quotidien, il est responsable du bon fonctionnement de l'entreprise, de sa coordination et de sa supervision en s'occupant de toute la gestion administrative.
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L'une de ses missions principales consiste à coordonner et superviser l’ensemble des fonctions supports de l’entreprise (communication, administratif, financier, services généraux…)
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Assistanat expérimenté
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Ressources humaines : relais social, formation, administration du personnel
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Gestion des services généraux  : gestion des stocks et commande de fournitures, gestion des contrats avec les prestataires (téléphonie, flotte automobile, assurance…)
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Suivi financier : gestion des factures et des paiements, suivi du budget et optimisation des coûts, contrôle de gestion et d'analytiques, budget et plan de trésorerie. Interface avec le cabinet comptable
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Gestion des évènements, planification et organisation
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Coordination de l'ensemble des services supports
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je pratique des forfaits personnalisés et adaptés à votre entreprise.
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Accompagnement du dirigeant
Le Bras droit
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Le rôle du Chef d’entreprise est de prendre des décisions et il engage sa responsabilité.
Il est le seul responsable légal et financier.
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Il est souvent confronté à des difficultés et peut parfois se sentir seul. L'isolement du Chef d'entreprise n'est pas une légende.
La pression des clients, les journées à rallonge, son rôle est loin d'être simple. Il doit trouver des solutions à mettre en oeuvre, et il est seul aux commandes.
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L'accompagnement du dirigeant, pourquoi faire ?
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Accompagner un dirigeant d'entreprise seul aux commandes de sa structure permet .... de ne plus être seul.
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S'entourer est une des premières actions à mettre en place
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Revoir son organisation interne et ses méthodes de travail, son management
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Se former : cela permet d'une part de s'évader un peu de son quotidien et d'autre part d'acquérir de nouvelles compétences. Il arrive très souvent que lors de ces formations, le chef d'entreprise rencontre d'autres personnes confrontés aux mêmes difficultés que lui. Et ça fait du bien !
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Le Chef d'entreprise est souvent concentré sur son entreprise à 100 % au détriment de sa vie personnelle. Sur le long terme, c'est le stress, la déprime assurée. Pas facile de décrocher et pourtant des temps de repos et de loisirs sont nécessaires pour rester en forme et prendre les bonnes décisions.
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Etre accompagnée d'une ressource expérimentée permet de confronter ses prises de décisions, partager ses réflexions, refondre si nécessaire son organisation.
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J’analyse votre organisation interne, afin de vous aider
à mettre en place des actions permettant de répondre à vos objectifs
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C'est en partageant ses doutes, ses succès, ses réalisations qu'il est plus facile de prendre des décisions. Confronter ses prises de décisions et ..... décider.
Une organisation maîtrisée et des collaborateurs motivés sont une base pour gagner en efficacité et en sérénité. Et ça tombe bien, car c'est ma priorité : vous permettre de vous concentrer sur votre coeur de métier et ainsi développer votre entreprise.
Auditer le fonctionnement, l'organisation des personnes et des dossiers, réfléchir ensemble à une meilleure organisation
Prendre du recul sur vos décisions opérationnelles
Un regard neuf sur le fonctionnement de votre société
Gagner en temps et en sérénité
Je pratique des forfaits personnalisés et adaptés à votre entreprise.
Me contacter
"Dans le tourbillon du monde, ceux qui restent centrés sont comme des oasis de calme au milieu du désert de l'agitation"
Dalia Lama
EFFIGES
26, rue de la Dragonnerie
28300 BERCHERES SAINT GERMAIN
06 95 09 08 90
Heures d'ouverture
Lun. - Ven.
9h00 - 18h00